PBLQ is gevraagd om een onafhankelijke doorlichting te doen naar de ICT van het Kunstmuseum en om te komen tot een advies welke stappen het museum moet zetten voor een toekomstig duurzame en responsieve ICT-organisatie. De situatie van het Kunstmuseum is daarbij gespiegeld aan algemene (markt)ontwikkelingen rondom de eventuele outsourcing van ICT-dienstverlening. In aanvulling hierop is gekeken naar het applicatielandschap van het museum en de mogelijkheden voor harmonisatie. In de huidige situatie zijn er namelijk voor de verschillende afdelingen van het museum verschillende specifieke applicaties in gebruik, bijvoorbeeld voor collectiebeheer, tentoonstellingen, CRM, P&O, marketing en financiën, en de vraag is of er efficiency-voordelen te behalen zijn door een betere samenwerking tussen de applicaties mogelijk te maken.
We hebben de aanpak gericht op het centrale vraagstuk van alignment: de mate waarin de klantbehoeften vanuit de inhoudelijke afdelingen van het museum (zoals collectie, tentoonstellingen, financiën, marketing) aansloten op het aanbod door de ICT-afdeling. Om hier antwoord op te krijgen, hebben we interviews gehouden met de verschillende betrokkenen, zoals het hoofd ICT, de functioneel beheerders van de verschillende applicaties, de directie en projectcoördinatoren. Daarnaast is gesproken met de ICT-verantwoordelijken van het Rijksmuseum en Boijmans van Beuningen om te leren van de manier waarop andere musea hun ICT-organisatie inrichten. De opbrengsten uit deze gesprekken, gecombineerd met inzichten uit centrale beleidsstukken van het museum, hebben we getoetst aan een referentiekader dat door PBLQ zelf is ontwikkeld en wordt gebruikt als analysetool voor vraagstukken bij de in- en uitbesteding van ICT-dienstverlening. De uitvoering van de opdracht is in nauwe samenwerking met een projectgroep van het museum gedaan, welke gedurende de opdracht ons adviseerde over de duiding van de bevindingen.
Het onderzoek heeft geresulteerd in een eindrapport met daarin enkele inhoudelijke adviezen welke stappen het museum kan zetten om de ICT-organisatie de komende jaren te bestendigen en voor de lange termijn duurzaam te houden. In lijn met centrale marktontwikkelingen hebben wij het museum geadviseerd om hun infrastructuur zo veel mogelijk uit te besteden, met voldoende aandacht voor opdrachtgeverschap, waarmee meer ruimte voor de ICT-afdeling ontstaat om te adviseren over vraagbehoeften uit inhoudelijke museumprojecten. Op basis van dit advies heeft het Kunstmuseum de belangrijke stappen richting verdergaande outsourcing gedaan. Daarnaast heeft de projectgroep, die de opdrachtuitvoering begeleidde, een meer vaste rol binnen de organisatie gekregen om museumbreed te kunnen nadenken over strategische ICT-keuzes voor de toekomst.
PBLQ was voor ons geen onbekende. Al eerder hadden zij ons uitstekend geadviseerd, dus hen opnieuw uitnodigen voor het uitbrengen van een offerte lag voor de hand. Dat wij uit een aantal aanbiedingen toch weer voor PBLQ hebben gekozen, had alles te maken met de degelijkheid van hun aanbieding, de voorgestelde aanpak die naadloos aansloot bij hoe wijzelf het traject wilden aanvliegen en de adviseurs die werden voorgesteld. Achteraf kan worden gesteld dat wij met PBLQ een juiste keuze hebben gemaakt. De adviseurs bleken in staat om hun kennis en ervaring te verbinden met onze situatie, ons mee te nemen in een toekomstige visie hoe wij als organisatie de ‘I’ zouden kunnen organiseren en daardoor een richting te adviseren die kon rekenen op een voedingsbodem aan onze kant. Kortom, een zeer prettige samenwerking met een uitstekend resultaat waar wij als organisatie zelf nu invulling aan geven.
