Forum Standaardisatie is de organisatie die zich inzet om het gebruik van open standaarden bij de overheid te vergroten. Het Forum laat jaarlijks een Monitoronderzoek uitvoeren door ICTU om te zien hoe het hiermee staat. PBLQ is door ICTU gevraagd om hier een bijdrage aan te leveren door te onderzoeken welke rol open standaarden bij aanbestedingen hebben. Voor dit onderzoek keek PBLQ naar 10 ICT-aanbestedingen van decentrale overheden, met de vraag welke rol open standaarden kregen en hoe dat uitpakte. Het hele aanbestedings- en implementatieproces kwam daarbij aan bod, met input van alle perspectieven: leveranciers, beleidsmedewerkers, ICT-experts, directeuren en inkopers.
Na het gezamenlijk formuleren van onderzoeksvragen, en het opstellen van selectiecriteria, benaderde PBLQ ruim 80 personen voor gesprekken. Er zijn in totaal 15 gesprekken gevoerd met betrokkenen bij ICT-aanbestedingen, werkzaam bij diverse decentrale overheden als gemeenten, gemeentelijke samenwerkingsverbanden, een provincie, een waterschap en hun leveranciers.
Het doel was om in kaart te brengen hoe open standaarden worden ingebracht, besproken en gecontroleerd: bij het begin als het Programma van Eisen wordt opgesteld, tijdens het gunningsproces wanneer leveranciers vragen kunnen stellen, tijdens de gunningsfase en daarna tijdens de implementatie en het beheer om te zien of de afgesproken open standaarden ook werkelijk geleverd worden.
In het eindrapport concludeert PBLQ dat er veel goed gaat in het uitvragen en inbrengen van open standaarden bij aanbestedingen. Er is veel verbeterd in de afgelopen jaren en zowel leveranciers als decentrale overheden zien een professionalisering waarbij open standaarden altijd aandacht krijgen.
Toch zijn er nog verbeteringen denkbaar. De belangrijkste is dat aanbestedende partijen beter kunnen motiveren waarom ze bepaalde standaarden uitvragen, in de geest van de gewenste oplossing, en niet als onderdeel van een afvinklijstje. Ook is het belangrijk dat tijdens de implementatiefase explicieter wordt gecontroleerd of de standaarden zijn geleverd zoals ze zijn uitgevraagd.
Naar aanleiding van het onderzoek zijn er twee aanbevelingen geformuleerd:
1. Neem standaarden mee als onderdeel van het einddoel, niet als afvinklijstje, en;
2. Bekijk hoe open standaarden van de pas-toe-of-leg-uit-lijst beter kunnen terugkomen in kaderdocumenten en handreikingen van koepelorganisaties als de VNG.
PBLQ heeft jarenlange ervaring met overheidsbeleid op open standaarden. We hebben een goed netwerk binnen de overheid en kennen het reilen en zeilen bij decentrale overheden. PBLQ heeft actief meegedacht hoe dit onderzoek vernieuwend en aanvullend is ten opzichte van eerdere onderzoeken uit de Monitor. Dit heeft uiteindelijk tot een informatief en handzaam eindresultaat geleid.
