Het ministerie van OCW heeft PBLQ gevraagd om een verkenning uit te voeren naar het belang en het beheer van concepten binnen de overheid, en daarbij:
PBLQ heeft vanuit verschillende perspectieven gekeken of er manieren zijn om onderscheid te maken tussen verschillende typen concepten, waarbij rekening is gehouden met verschillende belangen die er zijn. Zo kan het vanuit het belang van onderzoek, reconstructie en verantwoording gewenst zijn om zo veel mogelijk informatie te bewaren en bij twijfel niets weg te gooien. Tegelijkertijd lijkt het bewaren van alle (conceptversies van) documenten op gespannen voet te staan met de vindbaarheid van informatie en de uitvoerbaarheid van het beheer van informatie.
Om antwoord op de onderzoeksvragen te geven hebben wij interviews afgenomen, deskresearch uitgevoerd en een vragenlijst onder overheidsmedewerkers uitgezet. Op basis van twee focusgroepen met experts hebben wij de opgedane inzichten van een interpretatie voorzien en deze aangescherpt.
Het op objectieve wijze categoriseren van concepten is een grote uitdaging. Hoewel verschillende stakeholders verschillende belangen hebben, is het een gezamenlijke wens om een objectieve en generieke manier te vinden om ‘het kaf van het koren te scheiden’. In het rapport doen wij een aantal suggesties voor manieren om concepten van elkaar te onderscheiden, namelijk door de typeringen ‘niet gedeelde tussenversies’, ‘gedeelde tussenversies’ en ‘conceptversies’ te hanteren. Deze typeringen zijn hanteerbaar, maar niet los te zien van de context van het document en de belangen die binnen die context bij het beheer van concepten spelen. Elke keuze zal impact hebben op een of meerdere belangen.
Het rapport is aangeboden aan de Tweede Kamer en openbaar beschikbaar via deze link.
PBLQ heeft veel ervaring met vraagstukken op het gebied van overheidsinformatie en het digitale beheer daarvan. Daarnaast bezit het team substantiële kennis over de Wet open overheid (Woo) en de Archiefwet, opgedaan vanuit projecten bij diverse publieke opdrachtgevers.
