Door: Anne Graas
Laatst was ik betrokken bij een complex project. Het project had natuurlijk een doel en er waren stappen bedacht om het doel te bereiken, maar ik vroeg mij af of iedereen wel exact hetzelfde resultaat voor ogen had. Laat staan dat er een gedeeld beeld was over de te nemen stappen om dat resultaat te bereiken. Dit bewuste project was een IT-project: het kende de complexiteit van meerdere betrokken partijen aan zowel de gebruikerskant als de IT-kant.
Om te voorkomen dat we gaandeweg heel andere doelen nastreefden en elkaar misschien zelfs onbewust tegenwerkten wilde ik nagaan of we allemaal dezelfde taal spraken. Ik besloot om een praatplaat van het project te maken, om met beeld na te gaan of iedereen hetzelfde voor ogen had. In de plaat kregen doelgroep, proces, resultaat en randvoorwaarden een plek. Bij bespreking van de plaat bleek dat ik het resultaat nog “niet helemaal scherp” had geformuleerd. Maar dit kwam toch echt uit de laatste rapportage.
Ik geef zelf trainingen Graphic Facilitation en zeg altijd tegen cursisten dat als ik het niet kan verbeelden, dat “het” dan nog niet duidelijk is. De plaat leidde tot een goed gesprek met de gehele projectgroep en het resultaat was een gedeeld beeld over hoe de projectplaat eruit moest komen te zien. De gehele groep was het eens over het resultaat en de stappen om de doelen van het project te bereiken. Terug naar de tekentafel, want ik wilde de groep een goede plaat geven om gesprekken mee te voeren en elkaar scherp te houden.
Graphic Facilitation biedt een andere vorm van communicatie. Door woorden en beelden te combineren worden taalbarrières doorbroken. Je komt erachter of iedereen echt op één lijn zit of dat alleen maar denkt. Beelden nodigen uit om te experimenteren, terug te gaan naar de basisvragen (Wie? Waar(heen)? Wat? Hoe? Waarom?) en je af te vragen: kloppen de beelden nog?
Als je als projectgroep of beleidsafdeling samen hebt bepaald welke kant het op moet en je hebt het gevisualiseerd, dan wordt het verhaal aan de hand van de beelden en de praatplaat goed deelbaar. Het ondersteunt betrokkenen om de kern van het verhaal gestructureerd te vertellen, ook aan mensen voor wie de achtergrond nog onbekend is. Als je alleen met tekst werkt, heb je soms het gevoel dat je bent beland in een fluistercirkel. De eerste persoon vertelt het verhaal, de tweede persoon vertelt het verhaal net iets anders en de laatste persoon aan wie het verhaal wordt verteld zou niet herkennen wat de eerste persoon bedoelde te zeggen. Beelden zorgen ervoor dat het verhaal duidelijk blijft, omdat de plaat een kader biedt. Voor mij is het een belangrijk hulpmiddel om mensen op een leuke, enthousiasmerende manier met elkaar problematiek te laten verkennen, dichter bij elkaar te brengen en tot oplossingen te komen.
