Door: Henk Matthijsse
Sinds mei 2016 werkt PBLQ aan de opdracht om een onafhankelijke organisatie op te zetten die als taak heeft om het toekennen van WMO-maatwerk en Jeugdhulp in de gemeente Emmen te organiseren. Henk Matthijsse, adviseur bij PBLQ, heeft als kwartiermaker deze opdracht voor de gemeente Emmen uitgevoerd.
In het afgelopen jaar is in twee grote stappen een stichting als geheel onafhankelijke organisatie ingericht met een eigen raad van toezicht, personeel, budget en kantoorruimte. Per 1 januari zijn daar vijfentwintig personen aan het werk gegaan op zeven decentrale locaties in de gemeente Emmen.Tot nu voerden we op interim basis de directievoering en bereiden we werkzaamheden voor om de toegangstaken voor Jeugd, hulpmiddelen en schulddienstverlening toe te voegen. Vanaf 1 april tot 1 mei ronden we de opdracht af en dragen we het werk over aan de nieuwe directeur van Stichting de Toegang.
Aanleiding
Ook binnen de gemeente Emmen is per 1 januari 2015 de decentralisatie van zorgtaken Jeugd en WMO opgepakt. De ketenpartners waren op dat moment nog niet tot een sluitende oplossing gekomen waarbinnen het adagium (één van de uitgangspunten van de nieuwe Jeugdwet en de WMO) “1 gezin, 1 plan en 1 regisseur” kon worden ontwikkeld. Hierdoor kon het gebeuren dat een persoon die hulp nodig heeft naar meerdere loketten moest om zowel een hulpmiddel toegewezen te krijgen als ook hulp in de huishouding te krijgen. Daarbij werd de intake van hulpvragers door dezelfde aanbieder van zorg gedaan, waardoor aanbodredenering steeds meer als risico werd gezien. Alle ketenpartners hebben die problematiek onderkend en samen met de gemeente Emmen is een beleidsplan gemaakt waarbij twee grote fundamentele veranderingen zijn afgesproken, namelijk:
- Een meerjarige budgetverantwoordelijkheid wordt verschoven van gemeente naar hoofdaanbieders, die moeten werken met een gebiedspopulatie gebonden budget.
- Een onafhankelijke organisatie voor toekenning van maatwerk in het kader van Jeugdwet, WMO, schulddienstverlening en participatie.
Aanpak
Toen in mei 2016 de kwartiermakersopdracht startte, was niet duidelijk wat exact de taken van die onafhankelijke toegangsorganisatie moest worden, welke juridische entiteit er nodig was en welke bestuurlijke procedures er nodig waren. Er is direct een plan gemaakt die die eerste twee besluiten voorbereidde. In dat plan is nadrukkelijk rekening gehouden met het meenemen van de ketenpartners in het veld van maatschappelijke dienstverlening. Het dreigende reces van de gemeenteraad en de noodzakelijke instemming van die raad maakte dat er een twee sporen traject moest worden opgezet. Dit om zowel besluitvorming over het oprichten van een stichting als besluitvorming over de exacte werkzaamheden en bijbehorende budget te organiseren.
In juni, voor het reces, is door de ketenpartners ingestemd met het oprichten van een stichting: Stichting de Toegang. Het college van B&W nam tevens een voorgenomen besluit en gaf een bestuursopdracht aan de gemeentelijke organisatie om de stichting in te richten en te ontwerpen. Daarop is de gemeenteraad ingelicht over het voorgenomen besluit.
In augustus van 2016 is een startdocument met daarin een beschrijving van alle specifieke processen, taken, handelswijze, capaciteitsbepalingen, competentieprofielen, governance en budgettering opgeleverd en vastgesteld. Dat document is gecombineerd met een implementatieplan. Met het vaststellen van die documenten is het mogelijk geweest dat, voordat er instemming van de gemeenteraad plaatsvond, onder voorbehoud, het werven van medewerkers kon starten. Het één en ander moest in hoog tempo, omdat voor de werving en selectie van medewerkers minimaal 4 maanden nodig is en op 1 januari een getraind en gemotiveerd team klaar moest staan. Op basis van de ervaringen bij andere soortgelijke organisaties is geadviseerd om een openbare werving en selectie te doen en niet per definitie te werken met aangewezen medewerkers vanuit de ketenpartners.
In de maanden september tot december is naast de werving gewerkt aan het inrichten van het regiesysteem. Dit liep parallel aan de uitwerking van de werkprocessen. Aan de hand van een goed afgewogen communicatiestrategie is in die periode veel aandacht gegeven aan de communicatie over de verandering in de gehele keten en de daarbij behorende gevolgen voor processen en voor medewerkers van de betrokken ketenpartners. Alle inwoners van Emmen, de indicatiehouders, stakeholders en ketenpartners kregen hun eigen benadering.
Met een groepje medewerkers die eerder konden starten dan 1 januari is vanaf oktober een voorbereidingsteam gevormd die zowel, instructies maakten, het systeem testten als conversie taken oppakten. De rest van de medewerkers werkten in een inwerkprogramma van enkele trainingsdagen en kennismakingsdagen, zodat per 2 januari iedereen volop van start kon. In december was een kick-off middag met het hele veld waar circa twee honderd deskundigen en medewerkers van alle ketenpartners in Emmen met elkaar in gesprek konden
Resultaat
De start afgelopen januari is buitengewoon enthousiast geweest. Medewerkers hebben direct een open houding aangenomen om het primaire proces op gang te brengen. Want hoe goed ook ontworpen, mensen werken in het proces met hun eigen vooronderstellingen en ervaringen uit het verleden. Vijfentwintig nieuwe mensen in een nieuw administratiesysteem geeft vijfentwintig maal de mogelijkheid iets niet volgens afspraak te doen.
In februari is daarom de status van de administratie geanalyseerd en gerepareerd. Het primaire proces is op gang gebracht en is momenteel stabiel. De verandering als geheel geeft nog wel uitdagingen voor zowel ketenpartners als de medewerkers in Stichting de Toegang. Omdat mandaten zijn verschoven, is er spanning op de wijze waarop besloten wordt door de medewerkers van de Stichting. Soms is dat voor een hulpvragende een andere uitkomst dan verwacht, soms betekent het voor een aanbieder dat een cliënt niet meer de indicatie krijgt toegewezen die zij als organisatie graag zagen. Een open houding en willen leren van problemen helpt in die situatie de keten vooruit te ontwikkelen.
Naast het primaire proces is ook de governance op gang gebracht door het benoemen van een raad van toezicht en het deponeren van de statuten van de stichting. Op dit ogenblik is Henk Matthijsse zijn interim rol aan het afbouwen en aan het overdragen aan een nieuwe directeur. Momenteel bereidt de stichting zich verder voor op nieuwe toegangstaken voor Jeugdhulp en nieuwe medewerkers.
